Privacy

Dit is de privacy- en cookieverklaring (‘privacyverklaring’) van MendriX B.V. (‘MendriX’) te Maarssen.
Voor het bereiken van onze doelen, het uitvoeren van overeenkomsten en het bieden van een goede service, verwerkt MendriX op een aantal manieren persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is informatie over een persoon of informatie die naar een persoon is te herleiden. Denk aan namen, adressen en telefoonnummers.

In deze privacyverklaring vindt u informatie over hoe MendriX uw persoonsgegevens verwerkt en waarom we dat doen. Ook kunt u lezen met wie u contact kunt opnemen bij vragen, waar u een klacht kunt indienen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Let op: deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de verwerkingen die MendriX voor zichzelf uitvoert als verwerkingsverantwoordelijke. Voor verwerkingen binnen bepaalde producten en diensten, zoals de SaaS-oplossing, is MendriX verwerker. Voor dergelijke verwerkingen kunt u zich rechtstreeks wenden tot de gebruiker van die producten en diensten (die daarvoor verwerkingsverantwoordelijke is).

MendriX staat er in zijn algemeenheid voor in dat persoonsgegevens binnen ons bedrijf:

• Zorgvuldig en vertrouwelijk worden beheerd en beveiligd;
• Niet langer of uitgebreider worden verwerkt dan noodzakelijk;
• Niet worden doorverkocht aan derden.
• TMS-software
• MendriX maakt, verkoopt en ondersteunt TMS-software.

Deze software kan on premise worden geïnstalleerd, dus lokaal bij klanten, of MendriX kan deze als SaaS-oplossing aanbieden. In deze software kunnen door klanten persoonsgegevens worden verwerkt. Indien klanten gebruik maken van MendriX als SaaS-oplossing, dan worden deze gegevensverwerkingen namens de klant uitbesteed aan MendriX als verwerker, die op haar beurt bepaalde verwerkingen uitbesteedt c.q. kan uitbesteden aan (sub-)verwerkers. Met deze (sub)verwerkers worden afspraken gemaakt o.a. over zorgvuldige, vertrouwelijke en veilige verwerking.

Persoonsgegevens die MendriX verwerkt

MendriX verzamelt persoonsgegevens omdat u deze aan ons verstrekt, deze gegevens in het kader van onze dienstverlening zijn verkregen, of omdat u een bezoek heeft gebracht aan onze website.

Dat kunnen onder meer de volgende gegevens zijn:

• Bedrijfsnaam, naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke gegevens benodigd voor communicatie;
• Zakelijke gegevens zoals btw-nummers;
• Bank- en betaalgegevens;
• Informatie die u invult in ons contactformulier;
• Informatie betreffende uw aangegeven voorkeur voor ontvangst van nieuwsbrieven;
• Informatie in het kader van uw bezoek aan onze website zoals een IP-adres

Indien u gebruik maakt van MendriX TMS-software en/of de MendriX Mobile applicatie(s): specifieke informatie over uw toestel zoals de OS versie, foto’s die u maakt via de camera functie in de applicatie(s), de wijze waarop u gebruik maakt van de applicatie(s) en uw locatiegegevens. Incidenteel kan MendriX in het kader van ondersteunde dienstverlening, zoals consultancy, applicatiebeheer en support, in contact komen met persoonsgegevens. Zo kan MendriX bij foutmeldingen van onze TMS-software screenshots krijgen van de klant. Deze screenshots worden uitsluitend gebruikt voor het analyseren en oplossen van de foutmeldingen en verwijderd zodra het probleem definitief is opgelost. Eventuele overige persoonsgegevens ingezien in verband met ondersteuning worden conform deze privacyverklaring en dus vertrouwelijk behandeld.

Doeleinden van de verwerking

MendriX verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het meten van het (zakelijk) gebruik van onze website;
• Communiceren met websitebezoekers (naar aanleiding van een gemaakte koppeling tussen een zakelijk IP-adres en bedrijfscontactgegevens) en (potentiële) klanten;
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor de levering van producten en diensten, waaronder de TMS-software en de MendriX Mobile applicaties;
• Facturering, crediteuren- en debiteurenbeheer;
• Verzenden van nieuwsbrieven;
• Het verbeteren en optimaliseren van de MendriX TMS-software en de MendriX Mobile applicaties;
• Het registreren van locaties van MendriX Mobile gebruikers tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden ter aansturing van de TMS-software.

Grondslagen van de verwerking

MendriX kan persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen verwerken:

• Uitvoering van een overeenkomst;
• Ons gerechtvaardigd belang;
• Door u verkregen toestemming.
• Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.

Bewaartermijnen

MendriX bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. In principe worden persoonsgegevens tot maximaal een jaar na het einde van de zakelijke relatie bewaard, tenzij (bijvoorbeeld belasting-)wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft.

Derden

MendriX maakt gebruik van derde partijen bij het uitvoeren van onze dienstverlening. Daaronder zijn ook zogenaamde ‘verwerkers’. Verwerkers zijn bedrijven die (persoons)gegevens verwerken ten behoeve van en op instructie van MendriX. Met alle verwerkers die we inschakelen hebben we schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens. Verwerkers mogen persoonsgegevens alleen verwerken overeenkomstig de afspraken die we met ze gemaakt hebben. Na afloop van de betreffende bewaartermijn van uw persoonsgegevens worden deze door derden op onze instructies gewist.

We maken onder meer gebruik van de leadgeneratieservice van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. “Leadinfo.com”) om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina: https://www.leadinfo.com/en/opt-out vindt u een opt- out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.

Persoonsgegevens kunnen overgaan naar een derde partij in het kader van een overname, fusie of andere reorganisatie waarbij MendriX is betrokken. Ook kunnen persoonsgegevens intern (tussen verschillende entiteiten) worden gedeeld als dat nodig is voor een goede bedrijfsvoering. Ten slotte kan het zo zijn dat we persoonsgegevens moeten verstrekken om te voldoen aan een bevel van de bevoegde autoriteit.

Beveiliging

Als IT-bedrijf volgen we de stand van computerveiligheid op de voet. Die kennis gebruiken we voor het verder verbeteren van de software die we maken, maar ook voor het be- en afschermen van de data die we bedrijfsmatig beheren. MendriX neemt daarmee passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Met bedrijven die de systemen beheren waarop wij persoonsgegevens opslaan, sluiten we verwerkersovereenkomsten. Het personeel weet hoe ze extra zorgvuldig om moeten gaan met persoonsinformatie. Ze weten dat ze daar wettelijk toe verplicht zijn. MendriX stelt de techniek beschikbaar om die zorgvuldigheid mogelijk te maken en informeert het personeel bij veranderingen in hierop betrekking hebbende wetgeving of techniek.

Internationale doorgifte

MendriX bewaart haar data op servers die zich bevinden binnen de Europese Economische Ruimte, dan wel landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Mocht er sprake zijn van doorgifte naar een land daarbuiten, dan zal MendriX passende maatregelen treffen ter bescherming van uw privacy. In dat geval behoudt u al uw rechten onder de privacyregelgeving die in Nederland geldt.

Recht op inzage / wijziging

Onder de privacyregelgeving hebt u als betrokkene een aantal rechten. Zo kunt u:

• ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• ons vragen om te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens of om minder gegevens van u te verwerken;
• ons vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren als deze niet correct zijn;
• bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens;
• ons verzoeken uw persoonsgegevens te wissen;
• ons verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.

Voor de uitoefening van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via privacy@mendrix.nl. Vermeld bij uw verzoek altijd het telefoonnummer waarop u te bereiken bent, zodat wij telefonisch contact met u kunnen opnemen.

Houd er alstublieft rekening mee dat we uw identiteit moeten verifiëren voordat we een verzoek kunnen uitvoeren. Wettelijke verplichtingen of bewaartermijnen vastgesteld door MendriX kunnen in de weg staan aan de uitvoering van een verzoek.

Zelf (locatie)gegevens verwijderen

U kunt de verwerking van uw locatiegegevens in de MendriX Mobile applicaties zelf beëindigen door u in de applicatie af te melden. Daarnaast kunt u altijd alle informatie die lokaal staat opgeslagen in de MendriX Mobile applicatie(s) op uw telefoon verwijderen door uw gegevens weg te halen uit de lijst met bekende bedrijven en/of de applicatie(s) te de-installeren.

Vragen – contact – klachten

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt, als u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan of wanneer u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan komen wij graag met u in contact.

Bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy[@]mendrix.nl. We treden graag in overleg over de afhandeling van uw klacht. Vermeld alstublieft altijd een telefoonnummer waarop wij u kunnen bereiken.

Als we uw klacht niet kunnen oplossen of als u niet tevreden bent met de oplossing, dan kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Hier kunt u uw klacht dan nogmaals melden.

Hoe u dat precies doet, kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Let op: de Autoriteit Persoonsgegevens neemt alleen klachten in behandeling die eerst bij de betreffende organisatie (in dit geval: MendriX) zijn ingediend.

Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor bovenstaande verwerkingen is:

MendriX B.V.
Bisonspoor 3002 A 801
3605 LT Maarssen
Telefoon: 0346 – 290 700

www.mendrix.nl

Cookieverklaring

Als u onze website bezoekt, bewaren wij de volgende informatie:

de informatie die uw browser meestuurt (uw IP-adres, de webpagina waar u vandaan kwam, het type browser dat u gebruikt);
welke pagina’s op onze website u bezoekt en het tijdstip daarvan;
alle informatie die u zelf op de site invoert (bijvoorbeeld bij het contactformulier).
Deze informatie wordt alleen intern gebruikt, bijvoorbeeld om uw vragen/opmerkingen te kunnen beantwoorden. De informatie wordt niet doorgegeven aan andere bedrijven voor commerciële doeleinden.

Op onze site wordt gebruik gemaakt van cookies. Een cookie is een soort volgnummer dat per website op uw computer wordt bewaard. Cookies kunnen niet lezen van uw computer, maar bij een volgend bezoek aan dezelfde site kan die site wel vaststellen dat uw browser er eerder is geweest (en wanneer, en op welke websitepagina’s). Als u naar een andere computer of browser verhuist of uw cookies verwijdert, is de link naar eerdere bezoeken verdwenen.

Functionele cookies

MendriX maakt gebruik van functionele cookies om het surfgedrag op de website te kunnen optimaliseren en bijvoorbeeld om te onthouden of u de overige cookies accepteert. Daarvoor is geen toestemming nodig. Ons functionele cookie heeft een maximale levensduur van twee jaar.

Volg- en profileringscookies waaronder sociale-mediacookies
Indien u bij uw eerste bezoek aan mendrix.nl aangeeft dat u cookies accepteert, zullen vanaf de tweede pagina die u bezoekt ook cookies worden meegestuurd van o.a. Facebook, LinkedIn, Twitter en . MendriX geeft deze bedrijven de mogelijkheid om hun cookie op uw computer te zetten of uit te lezen en zo te zien dat u op de MendriX-site bent. Google Analytics geeft MendriX op basis van die informatie demografische statistieken over de bezoekers van onze site. De andere genoemde sociale media kunnen onze berichten en advertenties aan u laten zien als u op een andere site komt waar ze hun code ook op mogen laten meeliften, waaronder op hun eigen sites. Tenslotte laten we door het Datacollectief met behulp van volgcookies de websitebezoekersdata verrijken met bedrijfsinformatie.

Cookies uitschakelen

Als u niet langer via de cookies op mendrix.nl gevolgd wilt kunnen worden, hoeft u geen contact met MendriX op te nemen; u kunt de werking van de cookies op uw eigen computer aanpassen en eventueel uitschakelen. Het uitschakelen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer én browser waarop u deze handeling uitvoert. Indien gebruik gemaakt wordt van meerdere computers en/of browsers dient u deze handeling overal te herhalen. Voor een aantal veel gebruikte browsers zijn de instructies voor het aanpassen van cookiegebruik te vinden via onderstaande links.

Google Chrome
Mozilla Firefox
Internet Explorer / Edge
Safari
Opera

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 februari 2024