Cotap doet pas kort aan transport, maar zit allang in de vloeren. Dat laatste is dan ook de corebusiness, vervoer kwam erbij om klanten van de groothandel nog beter te bedienen. En met het vervoer kwam de emballage. Hoe je de logistiek tot in de puntjes verzorgt vertelt Jarno van Ettekoven, projectleider transport bij Cotap.
‘Cotap is een vloerengroothandel met ruim 200 man personeel. We doen de distributie aan winkeliers, woningstoffeerders en bouwmarkten en zij kunnen bij ons terecht voor pvc, laminaat, parket en tapijt, waaronder ook eigen merken. Het is een fullservicebedrijf, met eigen marketing, eigen binnen- en buitendienst, enzovoort. Dat was ook de reden waarom we in 2019 besloten om het transport zelf te gaan doen. Tot die tijd werkten we met een logistiek dienstverlener, maar we willen altijd innoveren om onze klanten het nieuwste van het nieuwste te bieden. En als je werkt met eigen chauffeurs bouw je een betere band op met de klant.’
Vóór die stap werd gezet vond er grondig onderzoek plaats, vertelt Jarno. ‘Dat gebeurde door onze transportmanager en een student logistiek en economie van Windesheim, die het als afstudeerstage deed. Hun conclusie was dat gezien onze grote klantdichtheid eigen transport financieel haalbaar was.’ Het was 2019 en plotseling stonden er drie vrachtwagens voor de deur bij Cotap in het Overijsselse Genemuiden. ‘En nu zitten we al op 20 tot 25 chauffeurs die per dag uitleveren. Eigen transport is een goede keuze gebleken, want intussen hebben we veel meer klanten. En met hen hebben we heel korte lijntjes. Ze weten precies waar ze aan toe zijn en kunnen hun bestelling via track and trace volgen.’
Uit oogpunt van duurzaamheid
Tegelijk met het besluit om met eigen transport te beginnen viel het besluit om dit met de software van MendriX in goede banen te leiden. Waaronder de emballage. ‘Wij leveren uit op pallets, een ruilmiddel dat een waarde vertegenwoordigt. Het complexe bij ons is dat het niet alleen gaat om de standaard europallets, maar ook allerlei varianten op maat die wij zelf Cotappallets noemen. Het is zaak dat je registreert waar die blijven, met name uit oogpunt van duurzaamheid, want dat heeft Cotap hoog in het vaandel staan. Wat je wilt voorkomen is dat pallets bij klanten kwijtraken en dat je steeds nieuwe moet laten maken. Dat is niet duurzaam als je bedenkt dat pallets meerdere keren gebruikt kunnen worden.’
Gelukkig bood MendriX TMS emballageregistratie, maar toch ontbrak er in het specifieke geval van Cotap iets. Jarno: ‘Het bood registratie op relatieniveau, maar niet op adresniveau. Het kwam voor dat een bouwmarkt ergens in het land een bestelling deed, maar die op het hoofdkantoor wegschreef terwijl zo’n hoofdkantoor natuurlijk helemaal geen pallets heeft. Dan ontstaat er algauw discussie wie verantwoordelijk is voor de pallets en wordt er naar elkaar gewezen als ze kwijt zijn. Met als gevolg dat we toch vaak nieuwe moesten kopen. In de context van ons duurzaamheidsstreven kon dat zo niet langer. Vandaar dat we naar MendriX zijn gestapt met de vraag of de registratie ook op adres kan, om zo een waterdicht systeem te creëren.’
Duidelijkheid voor iedereen
Het werd onderdeel van een groter emballageproject binnen Cotap, aangezien het bedrijf zelf ook schulden opbouwt met europallets van zijn toeleveranciers. ‘Samen met MendriX zijn we een paar maanden druk geweest om een sluitend systeem op te tuigen, zodat er geen discussie meer kan ontstaan: niet met klanten, niet intern. Dat is ons gelukt. Onze chauffeurs lopen nooit meer tegen problemen aan en zijn heel tevreden. Dankzij een gedegen rapportage is alles nu heel transparant: we kunnen precies aan de klant laten zien wanneer welke emballagetransactie heeft plaatsgevonden en of de klant pallets aan ons verschuldigd is of andersom. Geen discussie meer mogelijk over saldo’s die op de verkeerde vestiging zijn weggeschreven, voor een andere vestiging besteld waren of als er intussen iets veranderd is bij een vestiging. Voorheen leidde het nog weleens tot gefronste wenkbrauwen als we bij een klant aanklopten met een opgelopen saldo. Nu is er duidelijkheid voor iedereen, wel zo prettig voor alle partijen.’
En wel zo goed voor het milieu. ‘Duurzaamheid is een groot goed in onze bedrijfspolicy’, benadrukt Jarno. ‘Daarom hebben wij ook het concept Vloerretour, waarmee we snijresten van pvc-vloeren bij winkels ophalen. Dat brengen we dan naar onze recyclepartner, die er industriële vloeren van maakt. Wat de pallets betreft: je hoeft die als ze kapot zijn niet altijd weg te gooien, vaak kun je ze repareren.’ Maar niet alleen uit duurzaamheidsoverwegingen, ook uit kostenbesparing kan Jarno de emballageregistratie aanbevelen. ‘Denk na: waar blijft mijn emballage en waarom krijg ik minder terug? Breng het hele proces in kaart en maak dan een keuze. Met MendriX TMS kun je kiezen voor registratie op relatie- of adresniveau, of allebei. Ook kun je kiezen voor automatische registratie of registratie door de chauffeur. Met zo’n tool kom je goed beslagen ten ijs.’