De Joosten Groep is in korte tijd uitgegroeid tot specialisten verdeeld over zeven bedrijven. ‘Hiermee nam de noodzaak voor professionalisering van ons logistieke proces toe’, zegt Theo Maassen. Aan hem als ICT-consultant de schone taak om de automatisering in goede banen te leiden. ‘Er is nu meer structuur en overzicht.’
Theo Maassen werkt al twintig jaar voor de Joosten Groep, maar het afgelopen jaar was anders dan anders op zijn terrein van de ICT. Waarom? MendriX kwam aan boord. ‘Reden we eerst nog met drie chauffeurs, intussen is het transport dusdanig gegroeid dat er acht vrachtwagens dagelijks voor ons onderweg zijn. Plus palletdiensten om losse zendingen te vervoeren.’ Het gaat om maar liefst 13.000 artikelen, in alle soorten en maten. ‘Van buizen tot 6 meter lengte tot pallets van 2 meter hoog en buizen waar je bijna doorheen kunt lopen.’ Kortom: hoog tijd voor een adequaat transportmanagementsysteem.
Na gesprekken met drie partijen viel de keuze op MendriX. De implementatie startte in april 2022, begin dit jaar ging het TMS live. Een lange aanloop die noodzakelijk was vanwege de complexe processen binnen Joosten Groep. Theo overzag het allemaal als projectleider. ‘De implementatie verliep vlekkeloos en dat had alles te maken met een goede voorbereiding. Daar hebben we uitgebreid de tijd voor genomen, het moest tot in de puntjes kloppen. Eerst veel om de tafel zitten, met vijf of zes mensen die over de juiste expertise beschikken, om zo over alle mogelijke scenario’s na te denken en wensen door te spreken. Ik heb met name veel met de planners gesproken over wat zij van een TMS verwachtten.’
Bij voorbaat problemen oplossen
Op die manier werden eventuele problemen ondervangen door bij voorbaat een oplossing te bedenken. Daarna was er een gedegen testfase om te zien waar je in de praktijk tegenaan kunt lopen. ‘We hebben het in een testomgeving lang uitgeprobeerd.’ En tot slot was het zaak de mensen mee te krijgen. ‘De verkopers en planners kregen een training om te werken met MendriX TMS en voor de chauffeurs was er een training met MendriX Mobile. In januari gingen we live, omdat de eerste twee weken van het jaar altijd wat rustiger zijn. Dan kom je nog wel wat dingetjes tegen die snel op te lossen zijn en doe je nog kleine aanpassingen, maar er heeft geen vrachtwagen stilgestaan. Nee, de implementatie was geen showstopper.’
Knap werk gezien de grote omvang van de onderneming. Bij de Joosten Groep kunnen de gww-aannemer en groenspecialist terecht voor alles wat te maken heeft met infrastructuur, watermanagement en groen in de stad. Vestigingen zijn er in Delft, Beverwijk en Goes, terwijl het Gelderse Bemmel met 48.000 vierkante meter magazijn, 16.000 vierkante meter buitenterrein plus kantoren het logistieke epicentrum is. Theo: ‘Daar komen de orders van alle vestigingen samen. Vervolgens koppelt logistiek de leverdatum en levertijd aan een chauffeur. Ritten inplannen ging via Google Maps en het leunde erg op de expertise van de planner om dat zo optimaal mogelijk te doen: kan er nog een order bij, kunnen we buizen in elkaar schuiven, krijg je dat gereden op één dag?’
Koppeling op maat
Aan de voorkant werkte Joosten Groep al met ERP-systeem Unit4 AW, tegenwoordig Kerridge CS. De crux was om MendriX TMS op deze enterprise resource planning aan te sluiten. ‘We hebben een aparte server aangeschaft en een koppeling op maat laten maken’, zegt Theo. ‘Als je een order aan de voorkant goed invoert, komt die via de koppeling meteen ook goed in het TMS te staan. Het gaat om orders vanuit de verschillende bedrijven, dat is wat het zo complex maakt. MendriX zelf is niet zo ingewikkeld, de complicerende factor is dat de orders overal vandaan komen. We moesten de koppeling dus goed definiëren en scherp toezien op de ontwikkeling ervan. Dat was eigenlijk nog het meeste werk.’
Het is een grote stap voorwaarts dat de afdeling logistiek niet meer met Google Maps hoeft te werken, maar over een efficiënt systeem beschikt dat optimale planningen uitrekent. En er zijn meer voordelen. ‘Voorheen werd er heel veel heen en weer gebeld, met klanten en met de vestigingen. Bij MendriX TMS zorgt een druk op de knop ervoor dat bijvoorbeeld de uitvoerder op een bouwplaats een sms met de tijden ontvangt. Ook intern beschikt iedereen nu over alle benodigde informatie en gegevens zijn makkelijk op te vragen. Die stap in de interne en externe communicatie is een belangrijke toegevoegde waarde voor ons. Er is meer structuur en meer overzicht.’
En het werk voor de chauffeurs is dankzij MendriX Mobile ook makkelijker geworden. ‘Om drie uur ’s middags krijgen ze hun rit en de volgorde van levering voor de volgende dag door. Ze hebben ook laadtaken, maar het gaat bij Joosten Groep vooral om lostaken. Bij aankomst kunnen ze invoeren bij wie er gelost is, daar een foto maken van de goederen en getekende pakbon, waarna het binnen een seconde in het primaire systeem staat en de binnendienst op de hoogte is. De app is heel laagdrempelig. In maart kwam er een nieuwe chauffeur en terwijl ik dacht dat ik hem nog een training moest geven, hadden andere chauffeurs het al uitgelegd. Dat toont hoe goed de app in elkaar zit.
